Durch die Einführung digitaler Akten, z. B. Personalakte, Vertragsakte, Projektakte, Kundenakte etc. wird ein schnellerer und ortsunabhängiger Zugriff auf diese ermöglicht. Die geschieht u. A. durch die Nutzung komfortabler Suchfunktionen, Reduzierung der Transportzeiten, und last not least wird Lagerraum zur Aufbewahrung eingespart.

Zusätzlich werden Berechtigungen in einer elektronischen Version viel besser und kontrollierter abgebildet als in der papierorientierten Welt mit Haupt-, Neben und Unterakten, die teilweise in Kopien bei mehreren Beteiligten verfügbar sind.

Eine elektronische Akte existiert hier immer nur einmal und ist immer komplett und aktuell. Zugriffe auf Teile oder bestimmte Dokumente werden zentral geregelt und sind nicht ohne die Berechtigung zur Berechtigungsänderung änderbar. Änderungen werden aufgezeichnet und sind damit immer nachvollziehbar, so dass Missbrauch aufgedeckt werden kann.

Die 1st.-consulting UG berät ihre Kunden bei Aufbau, Struktur und Einführung von Aktenthemen und übernimmt auf Wunsch auch die Anbieterauswahl.