Skip to main content

Anwender- Verfahrensdokumentationen

Coaching-Konzept nach PKDML5 des VOI-Verbandes und der GoBD Anforderungen  

Verfahrensdokumentation entsprechend PKDML5 (Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen Version 5) der finanzrelevanten Gesetzgebung (GoBD, IDW PS880, AO, HGB, etc.) Verfahrensdokumentationen sind spätestens seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) seit Januar 2020 erforderlich und für Hersteller von finanzrelevanten Softwarelösungen vorgeschrieben.

Die rechtlichen Anforderungen geben außerdem dem Anwender und dem Hersteller einen Rahmen vor, der die optimale Einführung und einen verlässlichen Betrieb ermöglicht.

Die Inhalte leiten sich je nach Sachlage aus den relevanten Gesetzen und Steuervorschriften ab und beinhalten im Wesentlichen:

  • Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
  • Beschreibung der sachlogischen Systemlösung
  • Beschreibung der technischen Systemlösung
  • Migration (Hardwarekomponenten, Softwarekomponenten, Systemwechsel)
  • IT-Sicherheit (Daten- und Zugriffsschutz, Datenflusskontrolle, Protokollierung)
  • Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen und Betriebsbedingungen)
  • Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen
  • Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderliche Kenntnisse)
  • Test und Abnahme
  • Wartung (Wartungsbereiche, Wartungspersonal, Wartungsdokumentation

Die 1st.-consulting UG analysiert, welche Szenarien zur Verarbeitung, Verwaltung, und Ablage bzw. Archivierung der relevanten Daten und Dokumente entwickelt wurden und übernimmt wahlweise das Coaching einer einzusetzenden Arbeitsgruppe zur Dokumentationserstellung oder die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation.

Existieren bereits entsprechende Verfahrensbeschreibungen schon (z.B. aus ISO 9000, 9001, etc. prüfen wir diese auf Aktualität, bringen sie bei Bedarf auf den aktuellen Stand und integrieren Sie in die Verfahrensdokumentation.  Die Prozess-/Verfahrensdokumentationen werden entsprechend der gesetzlichen Anforderungen aus GoBD, AO und HGB sowie weiteren Anforderungen wie IDW PS 68, -880, ISO 27001 usw. erstellt, aber auch auf Wunsch so erstellt, dass sie auch in die QM-Dokumentation integriert werden können.

Sie erhalten für jedes Verfahren:

  • eine den für ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorgaben entsprechende Verfahrensdokumentation
  • welche Schutzmaßnahmen zu ergreifen sind und ob die vorhandenen Schutzmaßnahmen den einschlägigen Compliance- und Datenschutzvorschriften entsprechen
  • ein Ergebnis der Prüfung, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen den Anforderungen der GoBD und dem BDSG genügen
  • ein Zertifikat, welches die Erfüllung der Anforderungen bestätigt

Downloads als PDF: